Apakah anda mengenal sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ?. Melalui software terkenalnya yakni SAP, sistem ini telah digunakan di banyak perusahaan dunia untuk mendukung kegiatan bisnisnya, walaupun harga yang ditawarkan memang sangat mahal baik dari sisi lisensi, konsultan dan pelatihan SDM. Di Indonesia sendiri implementasi software SAP sudah berlansung sejak lama dan yang menjadi pioneer nya adalah Astra. Makanya jangan heran kalau tenaga-tenaga ahli yang sangat expertise dalam software SAP di Indonesia awalnya berasal dari perusahaan tersebut.

Di tulisan kali ini tidak akan mendalami ERP lebih jauh karena pokok pembahasan kita sekarang adalah MRP (Material Requirement Planning). Pertanyaannya adalah apakah ada kaitan antara ERP dan MRP dalam dunia bisnis? Ya tentu saja karena MRP merupakan cikal bakal lahirnya ERP. ERP sendiri secara teknis melakukan sejumlah fungsi yang tidak dilakukan oleh MRP antara lain :

• ERP memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai jenis data antara departemen perusahaan yang berbeda, sedangkan MRP adalah program mandiri.

• ERP dapat menghitung semua sistem manajemen bisnis, filosofi dan evaluasi pada semua level, sedangkan MRP hanya menghitung berdasarkan Bill of Material yang berupa daftar kebutuhan bahan baku (raw material)
• ERP terdapat modul-modul tambahan yang tidak dimiliki MRP seperti modul keuangan, area proses manufacturing, distribusi, payroll, manajemen proyek, sales marketing dan customes support yang bertujuan agar para decision maker lebih mudah menentukan keputusan serta mampu menjembatani komunikasi dengan supplier dan konsumen.

Lalu muncul pertanyaan penting disini yaitu mengapa kita masih perlu belajar MRP kalau ERP dari semua segi fungsi lebih modern dan lengkap ? Hal ini benar adanya, tetapi secara realita tidak semua perusahaan manufacture sudah mengimplementasikan ERP, dikarenakan nilai investasinya yang sangat besar dan belum tentu berhasil digunakan antara perusahaan yang satu dan lainnya. Jadi perlu proses planning jangka panjang untuk memilih dan menyesuaikan ERP yang tepat. Faktor inilah yang menjadi alasan suatu perusahaan masih mengimplementasikan MRP saja dalam menciptakan solusi bisnisnya agar berjalan dengan efektif dan efisien.

Titik sukses dari pelaksanaan MRP adalah ketika adanya keberhasilan dalam hal peningkatan produktivitas perusahaan. Untuk menggapainya tentu saja tidak mudah karena begitu banyak tahapan proses yang harus dilakukan secara tepat. Sebelum berbicara lebih jauh tentang tahapan prosesnya, berikut ditampilkan dalam gambar di bawah mengenai pengertian umum dan kapan sebaiknya menggunakan MRP.

MRP meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Secara khusus, MRP merupakan serangkaian prosedur untuk merencanakan dan mengendalikan bahan baku, komponen yang dibeli dan work in process yang diperlukan dalam pembuatan suatu produk.

MRP sendiri dirancang untuk menjawab tiga pertanyaan yakni :

• Apa yang dibutuhkan ?
• Berapa yang dibutuhkan ?
• Kapan dibutuhkan ?

Untuk menjawab pertanyaan fundamental diatas maka kita perlu mengetahui dan memahami bagaimana tahapan proses pada MRP. Gambar dibawah ini akan menjelaskan secara garis besar mengenai langkah-langkahnya.

Dari gambar diatas perlu dijelaskan lebih lanjut mengenai kebutuhan apa saja yang perlu diidentifikasi supaya MRP dapat berjalan, antara lain :

• Jumlah persediaan dalam stok fisik yang benar-benar dimiliki bisnis (Quantity on hand)
• Jumlah berdasarkan perhitungan order pemesanan dan tanggal pengirimannya (Quantity on open purchase order). Contohnya adalah jika supplier pada tanggal 13.02.2019 mengirim 80 box skrup, sedangkan di dalam order pemesanan tertulis 100 box, jadi sisanya adalah 20 box yang dikirimkan pada tanggal 16.02.2019, maka open po quantity sekarang adalah nol.
  Date Qty. deliv. Total qty. deliv. Open PO qty.
  13.02.2019 80 bx 80 bx 20 bx
  16.01.2019 20 bx 100 bx 0 bx
• Jumlah yang direncankan untuk produksi (Quantity in/or planned for manufacturing)

• Jumlah yang bersifat komitmen untuk order yang ada (Quantity commited to existing orders)
• Jumlah peramalan berdasarkan level stok fisik terakhir dengan kebutuhan lainnya seperti adanya penawaran dan permintaan (Quantity forecasted)

Perlu dijelaskan selanjutnya mengenai apa saja kebutuhan – kebutuhan yang digunakan dalam menginput sistem MRP supaya dapat berjalan, setelah itu dihasilkan juga beberapa output dari MRP dalam bentuk plan order release. Perhatikan gambar dibawah mengenai input dan output MRP beserta penjelasannya.

Terakhir pada artikel bagian ini diuraikan beberapa manfaat dari penggunaan MRP antara lain :

• Penurunan inventory tanpa mengganggu pelayanan pada pelanggan
• Pengurangan waktu produksi dan pengiriman
• Peningkatan efisiensi
• Respon lebih cepat terhadap perubahan pasar
• Peningkatan utilisasi tenaga kerja dan peralatan
• Perencanaan dan penjadwalan inventory yang lebih baik